De-Mail Integration mit Dokumentenmanagement und Workflow

De-Mail bietet Grundlage für die Umstellung der massenweisen Briefkommunikation auf den elektronischen Weg und damit viele Kosten- und Qualitätsvorteile für Unternehmen mit hohem Briefaufkommen. Der zweite wichtige Aspekt von De-Mail betrifft das Thema der Rechtssicherheit. Auf Basis des De-Mail Gesetzes lässt sich bereits jetzt eine Datenschutz-konforme E-Mail Kommunikation abbilden. Mit der geplanten Novellierung des E-Government Gesetzes werden voraussichtlich auch Prozesse mit Schriftformerfordernis per De-Mail umsetzbar sein.

Kommunikationsprozesse mit Kunden werden in der Regel von internen Workflow oder Dokumentenmanagementsystemen (DMS) unterstützt. enQsig CS liefert offene Schnittstellen für die Integration solcher ECM Systeme mit De-Mail, z.B. Fileschnittstellen oder Webservices.

De-Mail mit Microsoft Outlook Add-In

Individuelle De-Mail Kommunikation wird in Unternehmen am besten mit dem vorhandenen E-Mail-System umgesetzt. Für das meist verbreitetste System Outlook bietet enQsig CS ein Add-In für De-Mails an. Damit können Benutzer direkt im gewohnten E-Mail-Client De-Mails mit Versandoptionen wie z.B. „Einschreiben“ versenden. Outlook zeigt damit für empfangene De-Mails deren spezielle Eigenschaften an.

Ende-zu-Ende Verschlüsselung bei De-Mail

De-Mail verschlüsselt die Übertragung der Nachrichten während des Transports. Für eine Prüfung auf Viren und Spam werden Mails für einen kurzen Moment unverschlüsselt bei den Providern gelagert. Wenn die Kommunikation noch höhere Datenschutzanforderungen stellt, können auch via De-Mail verschlüsselte E-Mail verschickt werden. Das De-Mail-Gateway enQsig CS basiert auf dem Gateway für E-Mail-Verschlüsselung enQsig. Mit den Funktionen von enQsig können Unternehmen E-Mails automatisiert am Gateway verschlüsseln und entschlüsseln. Die Verwaltung der notwendigen Zertifikate und die Umsetzung der Unternehmensregeln erfolgt dabei über die zentrale Management-Oberfläche.

De-Mail-Gateway: Technische Umsetzung

enQsig CS ist eine Softwarelösung auf Basis von Microsoft Windows Server 2008 R2/2012 und kann physikalisch oder in virtuellen Umgebungen implementiert werden. enQsig CS übernimmt das Mailrouting zu den De-Mail Providern, verwaltet Benutzerberechtigungen und De-Mail-Adressen und protokolliert jede Aktion im Detail. Die Verbindungen zum Provider werden per TLS verschlüsselt. Das Gateway verwendet das De-Mail Authentisierungsniveau "hoch". Für das vorhandene E-Mail-System (SMTP) ist enQsig CS transparent und beeinflusst den E-Mail-Strom nicht.

De-Mail-Gateway enQsig CS bietet Sicherheit durch diese Hauptfunktionen: Anbindung an De-Mail-Provider laut BSI Technischen Richtlinien Outlook-Plugin für De-Mail Versandarten und De-Mail Versandoptionen Offene Schnittstellen zu DMS, Workflow-Systemen, Webservices Durchgängige sichere Identifizierung des Nutzers von der Anwendung bis zum Gateway Autorisierung des Gateway-nutzenden Systems - Nachrichtenverfolgung detailliertes Protokoll aller Vorgänge Unterstützt: Windows Server 2008 R2/2012, Virtualisierung, Microsoft Management Console

Systemvoraussetzungen Windows Server 2003 SP2 oder höher .NET Framework 4.0 und höher MS SQL Server 2005 oder höher, SQL Express Edition 2005 oder höher SMTP zum internen Mailsystem Microsoft Report Viewer 2010